yhdistystieto.fi Yhdistysarki helpommaksi yhdessä!

Kokoustyypit

Muokkaa tätä artikkelia Näytä Wikin kategoriat. Näytä historia

Yhdistyksellä on erilaisia kokouksia, jotka vaihtelevat sen mukaan mitä niissä voidaan päättää ja ketkä niihin osallistuvat. Eri kokouksissa on myös erilaiset menettelytavat.

  1. Sääntömääräiset kokoukset, joita on joko yksi tai kaksi vuodessa (syys- ja kevätkokous). Sääntömääräiset kokoukset käyttävät ylintä valtaa.
  2. Ylimääräiset kokoukset, joilla tarkoitetaan päätösvallaltaan sääntömääräistä kokousta vastaavaa ja joka on kutsuttu koolle tietyn asian päättämiseksi.
  3. Jäsen- tai kuukausikokoukset, joita pidetään tarpeen mukaan. Yhdistyksen toimiala ja toimintatapa vaikuttaa siihen, pidetäänkö jäsenkokouksia vai ei.
  4. Hallituksen kokouksissa käsitellään sääntömääräisten kokousten hallitukselle osoittamia ja valtuuttamia asioita.
  5. Erilaisten toimikuntien ja työryhmien kokoukset.

Eri kokousten tärkeimmät erot ovat niiden koollekutsumistavoissa, laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteamisessa, kokousvirkailijoiden valinnassa sekä pöytäkirjan allekirjoittamistavoissa.

Yhdistyksen säännöissä on määräykset sääntömääräisten ja hallituksen kokousten laillisuuden ja päätösvaltaisuuden osalta. Säännöissä on myös kerrottu, kuinka sääntömääräiset kokoukset kutsutaan koolle.

Sääntömääräisissä ja mahdollisesti myös jäsen- ja kuukausikokouksessa kokoukselle valitaan erikseen puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjan tarkistajat ja ääntenlaskijat. Voidaan toimia myös niin, että jäsenkokouksissa puhetta johtaa hallituksen puheenjohtaja ja sihteerinä toimii hallituksen sihteeri.

Hallituksen kokouksissa puhetta johtaa hallituksen puheenjohtaja ja sihteerinä toimii hallituksen sihteeri.

Pöytäkirjan allekirjoittavat tavallisimmin puheenjohtaja ja sihteeri. On myös mahdollista, että kaikki hallituksen jäsenet allekirjoittavat hallituksen kokousten pöytäkirjat. Voidaan myös käyttää kiertävää allekirjoitusmenettelyä, jolloin allekirjoittajina on aina vuorollaan kaksi hallituksen tai muun toimielimen jäsentä.

Hallituksen kokous

Puheenjohtaja valmistelee yhdessä sihteerin kanssa hallituksen kokouksissa käsiteltävät asiat.

Hallituksen kokous järjestetään tarpeen mukaan. Periaatteessa niitä pidetään riittävän usein, jotta yhdistyksen asiat tulee hoidettua kunnolla.

Hallituksen kokous – Koolle kutsuminen

Puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset. Koollekutsumistavasta sovitaan hallituksen kesken. Yhdistyslaissa ei ole erityisiä mainintoja hallituksen koollekutsumistavasta.

Jotta asioista päättäminen sujuisi hyvin, tulee hallituksen jäsenille toimittaa esityslista ennen kokousta hyvissä ajoin. Esityslistaan voi halutessaan laittaa alustavia ideoita etukäteen pohdittaviksi.

Mikäli yhdistyksellä on vilkasta toimintaa ja paljon juoksevia asioita, kannattaa sopia säännöllisestä kokousajasta (esim. hallituksen kokous joka kuukauden ensimmäinen maanantai klo 18).

Hallituksen kokous – Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Säännöissä yleensä mainitaan milloin hallituksen kokoukset ovat päätösvaltaisia. Tavallisimmin ehtona on, että paikalla on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja yli puolet hallituksen jäsenistä tai varajäsenistä.

Kokouksessa käsiteltävät asiat

Yhdistyksen hallitus on toimeenpaneva elin eli sen kokouksissa käsitellään vuosikokouksessa hallituksen hoidettavaksi määrättyjä asioita. Hallituksen ohjenuorana toimivat vuosikokouksessa hyväksytty toimintasuunnitelma sekä talousarvio.

Kokousmenettelyt hallituksen kokouksessa

Yleisesti hyväksytyt kokoustekniset menetelmät sopivat hallituksen kokouksiin. Näiden ohella hallituksen kokoukset ovat oivia tilaisuuksia käyttää myös toiminnallisia menetelmiä sekä erilaisia ideointitekniikoita.

On tärkeää pitää huolta siitä, että hallituksen päätöksentekotavat ovat asianmukaisia ja oikeita.

Sähköinen kokous

Yhdistyksen hallitus voi halutessaan järjestää kokouksensa myös sähköisesti. Sähköinen kokous sopii erityisesti sellaisiin kokouksiin, joiden esityslistassa on selkeästi kirjattu jokaisesta päätettävästä asiasta päätösesitys tai päätösesitys vaihtoehdot.

Sellaisten aiheiden käsittelyyn, jotka luultavasti synnyttävät paljon keskustelua sähköinen kokoustaminen ei kovin hyvin sovi, koska niiden osalta päätöksen teko on hankalaa.

Kenelle sähköinen kokous sopii?

Erityisesti yhdistyksille, joilla on hankaluuksia saada kaikki hallituslaiset samaan aikaan koolle. Sähköinen kokoustaminen myös tekee osallistumisen joustavaksi, joten se sopii yhdistyksille, jotka haluavat hyödyntää verkon mahdollisuuksia toiminnassaan.

Esimerkiksi joka kolmas hallituksen kokous voidaan järjestää verkossa, jolloin voidaan ottaa huomioon kiireiset ihmiset, ilman että toiminnan tai asioihin valmistautumisen laatu kärsii. Esimerkiksi joulun ja kesälomien aikaan sähköinen kokoustaminen antaa kaikille mahdollisuuden osallistua, vaikka he eivät pääsisikään tavalliseen kokoukseen.

Tällä hetkellä yhdistyksen hallituksen kokoukset voidaan järjestää verkossa. Jäsenkokousten kuitenkin oltava fyysisiä tilaisuuksia.

Hallituksen kokouksen järjestäminen sähköisesti ei vaadi muutoksia yhdistyksen säännöissä, eli säännöissä ei tarvitse eritellä, että kokouksia voi järjestää sähköisestikin.

Sähköisen kokouksen hyödyt

Kaikkien osallistujien kirjoitukset ja kommentit löytää helposti. Silloin tällöin järjestetty etäkokous antaa hengähdystauon toimintaan ja kannustaa osallistumaan, asiat tulevat perusteellisesti pohdituiksi. Hyvä puoli, tähän kokoukseen saa mukaan, myös ulkomailla.

Mitä sähköinen kokous vaatii?

Sähköistä kokousta varten yhdistyksen hallituksella on oltava käytössään salasanoilla suojattu verkossa oleva alue, jossa voi keskustella siten, että jokaisen keskustelijan voi tunnistaa.

Miten kokous järjestetään?

Kokous voidaan järjestää online-kokouksena, jossa kaikki ovat samanaikaisesti paikalla. Tämä ohje keskittyy kuitenkin kuvaamaan kokousta, johon osallistutaan eriaikaisesti. Etäkokouksen hyödyistä ja hankaluuksista voit lukea lisää artikkelissa "Etäkokoukset - siunaus vai kirous?" Yhdistysavaimen blogissa.

Sähköinen kokous – Alkujärjestelyt

Ensimmäisenä kannattaa laatia kokouksen esityslista, johon on selkeästi kirjattu jokaisesta käsiteltävästä asiasta päätösesitys tai vaihtoehtoisesti useampi päätösehdotus. Käsiteltävillä asioilla voi myös olla omat esittelijänsä, joilta asiasta saa lisätietoja. Selkeä esityslista ja päätösesitykset tekevät kokouksesta jouhevan ja takaavat, että asioista saadaan päätettyä.

Kun esityslista on laadittu, päätetään kokoukselle kokousaika. Se voi olla esimerkiksi yksi viikko. Jos sähköisiä kokouksia järjestetään usein, niin kannattaa niille luoda jokin vakiintunut käytäntö.

Kokouskutsun ja esityslistan voi lähettää esimerkiksi sinä työpäivänä, jonka iltana kokous alkaa. Näin osallistujilla on seitsemän päivää aikaa osallistua. Kokoukselle on hyvä määrittää selkeä aloitusaika ja selkeä lopetusaika, jonka jälkeen jätettyjä kommentteja ei enää huomioida.

Kokouksen järjestäjä voi avata jokaiselle käsiteltävälle asialle oman keskustelunsa, jolloin aiheet pysyvät selkeinä ja erillään.

Kokouksen eteneminen

Kokous alkaa sillä, että jokainen osallistuja kuittaa vastaanottaneensa esityslistan ja liitteet. Tämän jälkeen keskustelu voi alkaa. Aiheen esittelijän on syytä huolehtia hänen vastuullaan olevasta aiheesta käydystä keskustelusta.

Kun osallistujat ovat muodostaneet kantansa käsiteltävästä aiheesta, on aika tehdä päätös. Kukin voi esimerkiksi lähettää mielipiteensä sähköpostilla kaikille osallistujille, jolloin kaikki saavat kannanoton ja perustelun ja voivat seurata mikä päätösesitys saa eniten kannatusta. Äänestyksen voi toteuttaa myös keskustelussa, jonne osallistujat kirjaavat lopullisen äänensä. Tähän tarkoitukseen voi käyttää myös erityistä sovellusta, jossa äänestetään omalla nimellä eri vaihtoehdoista.

Kokouksen jälkeen

Poikkeuksena fyysisiin kokouksiin sähköisen kokouksen päätösvaltaisuus todetaan siinä vaiheessa, kun kokous päätetään. Tällöin ollaan nähty, kuinka moni on kuitannut esityslistan vastaanotetuksi ja osallistunut keskusteluun ja päätöksentekoon. Käytännössä pöytäkirjaan voidaan kirjata päätösvaltaisuuden kohdalle esimerkiksi “Näin ja näin monta on antanut vastauksensa esityslistan asioihin…”

Sihteeri laatii keskustelujen pohjalta pöytäkirjan, joka tarkastetaan säännöissä sovitulla tavalla, esimerkiksi seuraavassa kokouksessa.

Rekisteröidy ilmaiseksi

Uutta Pölytön yhdistys -blogissa

 

Jäsenlaskutus kuntoon vartissa!

Yhdistysavain Rekisterillä aikaa ei mene minuuttiakaan ylimääräistä, ja maksat laskujen lähettämisestä vain kappalemäärän mukaan.

Lue ohjeet »