yhdistystieto.fi Yhdistysarki helpommaksi yhdessä!

Vuosikokous

Muokkaa tätä artikkelia Näytä Wikin kategoriat. Näytä historia

Vuosikokous viittaa säännöissä määrättyihin kokouksiin, joita voi olla joko yksi tai kaksi vuodessa. Vuosikokouksista puhutaankin myös sääntömääräisinä kokouksina.

Yhdistyksen vuosikokous käyttää ylintä päätäntävaltaa. Hallitus valmistelee kokouksessa käsiteltävät asiat ja toimeenpanee siellä päätetyt asiat.

Ylimääräinen kokous

Sääntömääräisten kokousten lisäksi voidaan pitää ylimääräinen kokous jonkin tietyn asian käsittelemiseksi. Ylimääräistä kokousta tarvitaan myös silloin, mikäli sääntömääräisessä kokouksessa ei jostain syystä saada käsiteltyä kaikkia sille määrättyjä asioita (esim. tilinpäätös ei ole valmistunut ajoissa tai jokin asia on puutteellisesti valmisteltu).

Vuosikokous – Koolle kutsuminen

Yhdistyksen säännöissä määrätään mihin mennessä vuosikokous on pidettävä ja miten kokouskutsu on toimitettava.

HUOM!

Mikäli kokouksessa käsitellään joitakin seuraavista asioista, ne on mainittava kokouskutsussa. Muuten niistä ei voida tehdä päätöstä.

  • sääntömuutos
  • kiinteistön luovuttaminen, kiinnittäminen tai huomattavan omaisuuden luovuttaminen
  • äänestys- tai vaalijärjestys (yhdistyslaki luku 6, 30§)
  • hallituksen, sen jäsenen tai tilintarkastajan valitseminen tai erottaminen
  • tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen
  • yhdistyksen purkaminen
  • “tai muu näihin verrattavissa oleva asia” (yhdistyslaki luku 6, 23-24§).

Vuosikokous – Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Sääntömääräisten kokousten osalta on tärkeätä, että vuosikokous on kutsuttu koolle säännöissä määrätyllä tavalla. Mikäli näin ei ole, voidaan kaikki kokouksen päätökset todeta mitättömiksi.

Koollekutsumistavan lisäksi voidaan säännöissä määritellä laillisuus ja päätösvaltaisuus osallistujien määrän osalta.

Kokouksessa käsiteltävät asiat

Kevätkokouksessa käsiteltävät asiat

  • toimintakertomus
  • esitellään ja vahvistetaan tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto
  • vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja muille tilivelvollisille

Syyskokouksessa käsiteltävät asiat

  • vahvistetaan toimintasuunnitelma
  • vahvistetaan talousarvio ja jäsenmaksun suuruus
  • valitaan hallituksen puheenjohtaja
  • valitaan uudet hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle
  • valitaan tilintarkastajat ja varatilintarkastajat
  • tehdään muut mahdolliset henkilövalinnat (esim. keskusjärjestön edustajat)
  • muut mahdolliset säännöissä määrätyt
  • muut kokouskutsussa mainitut asiat (esim. jäsenten tekemät aloitteet)

Mikäli yhdistyksellä on vain yksi vuosikokous, siellä käsitellään kaikki yllämainitut asiat.

Jäsenillä on oltava mahdollisuus tuoda asioita vuosikokouksen käsittelyyn. Siitä on hyvä mainita säännöissä ja muistuttaa jäseniä hyvissä ajoin ennen kokouskutsun laatimista.

Aloitteet tulee toimittaa säännöissä määrätyllä tavalla hallituksen tietoon, jotta ne voidaan laittaa sääntömääräisen kokouksen esityslistaan. Vain esityslistalla olevista asioista voidaan tehdä päätös.

Vuosikokous – Kokousmenettelyt

Sääntömääräisissä kokouksissa käytettään vakiintuneita kokousmenettelyjä, joista osa perustuu yhdistyslakiin. Päätös voidaan todeta moitteenvaraiseksi, mikäli se ei ole syntynyt asianmukaisessa järjestyksessä.

Kaikki kokouksessa käytettävät menettelyt tulee hyväksyttää kokouksella. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että siihen, miten ja millä periaatteella jokin äänestys tai vaali käytännössä toteutetaan, on saatava kokouksen hyväksyntä.

Sääntömääräisen kokouksen henkilövalinnat

Yhdistyksen sääntömääräisissä kokouksissa kokoukselle valitaan erikseen kokousvirkailijat. Esityslistassa on oma kohtansa tälle asialle.

Puheenjohtajan lisäksi kokoukselle valitaan sihteeri, pöytäkirjantarkistajat ja ääntenlaskijat. Ääntenlaskijat voidaan valita myös vasta tarvittaessa ennen äänestyksen tai vaalin alkamista.

Kokousvirkailijat voivat halutessaan osallistua kokouskeskusteluun tai mahdollisiin äänestyksiin tai vaaleihin. Myös puheenjohtaja voi käyttää käsiteltävään asiaan liittyviä puheenvuoroja.

Jokainen valinta kopautetaan nuijalla ja kun kaikki kokousvirkailijat on valittu, kyseinen esityslistan kohta päätetään nuijan kopautuksella.

Kokouksen puheenjohtajan valinta

Hallituksen puheenjohtaja avaa kokouksen, jonka jälkeen valitaan kokousvirkailijat. Heti kun kokous puheenjohtaja saadaan valittua, tämä ottaa vetovastuun kokouksesta eli johtaa myös muiden kokousvirkailijoiden valintaa.

Kokoukselle paikan päällä valittu puheenjohtaja ei pysty itse esittelemään käsiteltäviä asioita vaan hänen tulee siirtää esittelypuheenvuoro asiasta eniten tietävälle.

Kokouksen sihteeri

Sihteeri kirjaa kokouksen kulun. Lisäksi hän toimii puheenjohtajan apuna kirjaamalla puheenvuoropyyntöjä, auttamalla äänestystilanteissa äänestysjärjestyksen laatimisessa, kirjoittamalla esille vaalien ehdokkaat ja niin edelleen.

Pöytäkirjan tarkistajat

Sääntömääräisen kokouksen pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri sekä tehtävään valitut pöytäkirjantarkistajat.

Suositus on, että pöytäkirjantarkistajat ja ääntenlaskijat olisivat eri henkilöitä. Pöytäkirjan tarkistajien tehtävä on seurata kokouksen kulkua, ja mikäli he toimivat ääntenlaskijoina, seurantatehtävä vaikeutuu.

Ääntenlaskijat

Ääntenlaskijat toimittavat kaikki äänestyksiin ja vaaleihin liittyvät tehtävät. He jakavat ja keräävät äänestys- tai vaaliliput, suorittavat ääntenlaskun, lippujen tarkistuksen ja kirjaavat tulokset puheenjohtajalle, joka lukee ääneen äänestyksen tai vaalin tulokset.

Äänestysmuistioon on merkittävä

  • kuinka monta äänestyslippua tai ääntä annettu yhteensä
  • montako hylättyä lippua (ja mahdolliset hylkäysperusteet) tai hylättyä ääntä
  • montako tyhjää lippua tai ääntä
  • montako ääntä yhteensä
  • miten äänet jakautuvat

Ääntenlaskijoiden on syytä tulla kokoustilan eteen, josta on parempi seurata käsien nostoa äänestystilanteessa.

Ääntenlaskijat voivat myös itse osallistua äänestykseen tai vaaliin.

Etsi tietoa wikistä ja keskusteluista!
Rekisteröidy ilmaiseksi

Rekisteri ja Kotisivut yhdistykselle

Lue lisää!