yhdistystieto.fi Yhdistysarki helpommaksi yhdessä!

Asian käsittelyn vaiheet

Muokkaa tätä artikkelia Näytä Wikin kategoriat. Näytä historia

Asian käsittelyn vaiheilla tarkoitetaan niitä menettelyjä, miten kokouksessa toimitaan ja missä vaiheessa käytetään kokousnuijaa.

Kokousnuijaa käytetään aina

  • kun tehdään asiaan liittyvä päätös (myös välipäätös) tai
  • kun tehdään menettelytapoihin liittyvä päätös

Nuijan käyttö rytmittää kokousta ja kertoo osallistujille, että jokin asia on päätetty ja siirrytään seuraavaan vaiheeseen.

Jokaisen esityslistan kohdan käsittely päätetään erikseen, joten silloin on myös kopautuksen paikka. Kun kohta on käsitelty puheenjohtaja voi todeta: “Päätän kohdan yhdeksän käsittelyn.”*

Nuijan käyttö rytmittää kokousta ja kertoo osallistujille, että jokin asia on päätetty ja siirrytään seuraavaan vaiheeseen.

Jokaisen esityslistan kohdan käsittely päätetään erikseen, joten silloin on myös kopautuksen paikka. Kun kohta on käsitelty puheenjohtaja voi todeta: “Päätän kohdan yhdeksän käsittelyn.”*

Yksimielinen päätös syntyy

  • vaalissa, kun keskustelun aikana asetetaan vain yhtä monta ehdokasta kuin on valittavia
  • asiakysymyksessä, kun keskustelun aikana ei tehdä pääehdotukselle kannatettuja
  • vastaehdotuksia.

Yksimielisen päätöksen käsittely etenee seuraavasti:

  1. Asian esittely
  2. Keskustelun avaaminen ja keskustelu
  3. Keskustelun päättäminen *
  4. Päätöksen toteaminen *
  5. Käsittelyn lopettaminen *

Monimutkaisesta asiasta päättäminen

Mikäli päätettävässä asiassa on monta, päätöstä vaativaa yksityiskohtaa, kannattaa asian käsittely jakaa eri vaiheisiin.

Esimerkki 1

Päätettäessä yhdistyksen jäsenmaksuista, on hyvä käsitellä ensin varsinanaisen jäsenmaksun suuruus ja sen jälkeen kannattajajäsenmaksun suuruus.

Esimerkki 2

Mikäli ollaan valitsemassa toimikuntaa tiettyyn tehtävään päätettäviä asioita voivat olla

  • toimikunnan koko
  • toimikunnan tehtävät
  • toimikunnan rahankäyttöoikeudet
  • toimikunnan muut valtuudet
  • toimikunnan jäsenten valinta

Äänestyspäätöksen käsittelyvaiheet

Kun asiakysymystä käsitellessä tehdään yksi tai useampi pääehdotuksesta poikkeava kannatettu vastaehdotus tai kannatettu lykkäys tai hylkäysehdotus, joudutaan äänestämään.

Tällöin asian käsittely on mutkikkaampaa kuin yksimielisen päätöksen kohdalla.

Vaalitilanteen käsittelyvaiheet

Mikäli johonkin tehtävään on ehdotettu enemmän henkilöitä kuin tarvitaan, käydään vaali. Ehdotettuja henkilöitä ei tarvise erikseen kannattaa. Riittää että he ovat vaalikelpoisia, yhdistyksen täysivaltaisia jäseniä ja muuten tehtävään sopivia.

Vaaliasian käsittely etenee samantyylisesti kuin äänestyspäätöksen käsittely. Koska kyseessä on vaali, käsittelyssä on kuitenkin muutamia termieroja.

Äänestyspäätöksen synty

1. Asian esittely

“Siirrymme esityslistan kohtaan …, joka on …”

Puheenjohtaja tai joku muu esittelee asiaa, eli kertoo valmistelusta, antaa asiatietoja, kertoo eri vaihtoehdoista jne. ja tekee lopuksi pääehdotuksen.

“Avaan keskustelun…”

2. Keskustelu

Muut ehdotukset, mielipiteet, kannatukset, kysymykset jne.

3. Keskustelun päättäminen*

“Halutaanko vielä käyttää puheenvuoroja? Ellei, päätän keskustelun.” *

4. Ehdotusten toteaminen ja tarkistus *

“Keskustelun kuluessa on käytetty seuraavanlaisia puheenvuoroja: NN on ehdottanut, että … ja häntä on kannattanut jäsen PP. KK ehdotti, että … , mutta hänen ehdotuksensa ei saanut kannatusta joten se raukeaa… jne. Onko huomauttamista tekemääni yhteenvetoon?

Ellei, niin ehdotukset menevät äänestykseen hyväksytyssä muodossa.” *

Ehdotuksia voidaan tässä vaiheessa täsmentää, yhdistellä ja nimetä. Äänestys tarvitaan, jos keskustelun aikana on tehty yksi tai useampia pääehdotuksesta poikkeavia, kannatettuja vastaehdotuksia.

5. Äänestysjärjestyksen hyväksyminen

“Ehdotan käytettäväksi yksityiskohtaista äänestysjärjestystä siten, että ensimmäisessä äänestyksessä ovat vastakkain NN:n ja AA:n ehdotukset, seuraavaksi asetetaan vastakkain edellisen äänestyksen voittanut ja PP:n ehdotus … Äänestysjärjestys hyväksyttäneen …” *

6. Äänestystavan hyväksyminen *

“Ehdotan käytettäväksi avointa kädennostoäänestystä. Hyväksyttäneen …” *

Asiakysymyksissä äänestystapa on yleensä aina avoin. Voidaan käyttää myös nimenhuuto-äänestystä.

(7. Ääntenlaskijoiden vaali *)

Tarpeen, mikäli ääntenlaskijoita ei ole valittu järjestäytymiskohdassa.

8. Äänestystoimitus *

“Äänestys alkaa. Pyydän niitä, jotka kannattavat NN:n ehdotusta nostamaan kätensä ylös… Kiitos. Ja sitten ne, jotka kannattavat AA:n ehdotusta, olkaa hyvä ja nostakaa kätenne… Kiitos.”

9. Äänestyksen tulos *

“Äänestyksen voitti NN:n ehdotus äänin x/y. Onko huomauttamista äänestyksen tulokseen? Ellei, tulos vahvistettaneen…” *

ja päätös *

“Kokous on siis NN:n ehdotuksen mukaisesti päättänyt, että …”

Mahdollinen eriävä mielipide, vastalause tai ponsi käsitellään heti päätöksen julistamisen jälkeen.

10. Käsittelyn päättäminen *

“Päätän kohdan X käsittelyn.” *

Vaalipäätöksen synty

1. Asian esittely

“Siirrymme esityslistan kohtaan y, joka on … valinta. Avaan keskustelun.”

2. Keskustelu

Ehdokkaiden asettaminen, kannattaminen ym mielipiteet.

3. Keskustelun päättäminen *

“Halutaanko vielä käyttää puheenvuoroja? Ellei, niin päätän keskustelun.” *

4. Ehdokkaiden toteaminen ja tarkistus *

“Keskustelun kuluessa tehtävään on ehdotettu seuraavia henkilöitä: ………., ……….., ……… Onko huomauttamista tekemääni yhteenvetoon? Ellei, niin vaalissa ovat mukana mainitsemani ehdokkaat eli …”

Vaali suoritetaan, jos keskustelun kuluessa on ehdotettu useampia henkilöitä kuin on täytettäviä paikkoja. Henkilöt eivät tarvitse kannatusta päästäkseen mukaan vaaliin.

5. Vaalimenettely *

“Ehdotan käytettäväksi henkilökohtaista enemmistövaalia, mikä tarkoittaa, että lippuun kirjoitetaan enintään x nimeä, joista jokainen saa yhden äänen. Menettely hyväksyttäneen …” *

Vaalimenettelynä voi olla myös henkilökohtainen, suhteellinen vaali tai listavaali.

6. Vaalitapa *

“Ehdotan käytettäväksi salaista lippuvaalia. Hyväksyttäneen…” *

Henkilövaaleissa tavallisin menettely on salainen lippuvaali. Jos puheenjohtaja kuitenkin ehdottaa avointa vaalia ja yksikin osallistuja vaatii salaista vaalia, niin siihen on syytä suostua.

(7. Ääntenlaskijoiden vaali)

Tarpeen, mikäli ääntenlaskijoita ei ole valittu järjestäytymiskohdassa.

8. Vaalitoimitus *

“Vaali alkaa. Lippuun kirjoitetaan enintään siis x nimeä ja …”

Puheenjohtajan on hyvä muistuttaa myös siitä, miten annetut äänet jakautuvat.

9. Vaalin tulos *

“Vaalissa on annettu ääniä seuraavasti … Tulos vahvistettaneen …” *

ja päätös *

“Kokous on siis valinnut … tehtävään seuraavat henkilöt: …” *

Vaalin tulosta julistettaessa on hyvä todeta jätettyjen lippujen lukumäärä, mahdolliset hylätyt liput tai äänet sekä hyväksyttyjen äänien yhteislukumäärä.

10. Käsittelyn päättäminen *

“Päätän kohdan x käsittelyn.” *

Vaalin jälkeen on hyvä muistaa sopia erilaisista käytännön järjestelyistä – esim. kuka kutsuu koolle valituksi tulleen toimikunnan tai vastaavan, ja mitä muuta mahdollista valittujen toimintaan liittyy.

Etsi tietoa wikistä ja keskusteluista!
Rekisteröidy ilmaiseksi

Rekisteri ja Kotisivut yhdistykselle

Lue lisää!