yhdistystieto.fi Yhdistysarki helpommaksi yhdessä!

Keskustele ja kysy yhdistysasioista

Täällä suomalaiset yhdistysaktiivit keskustelevat yhdistystoimintaan liittyvistä asioista. Kysy kysymyksesi tai auta toisia asiantuntevalla vastauksellasi.

« Kaikki keskustelut

Yhdistyksen arkistot

Mitenkä tällaiseen pitäisi oikein suhtautua? Yhdistyksen vuosikokouksessa tehtiin päätös, jossa rahastonhoitaja vaihdettiin uuteen. Päätös oli kokouksessa yksimielinen ja se tuntui kaikille sopivan. Yhdistyksen kirjapitoaineiston siirrosta edelliseltä rahastonhoitajalta pois kirjattiin myös pöytäkirjaan päätös. Kevään aikana mitään päätökseen liittyvää ei kuitenkaan tapahtunut vaan vanha kirjanpitäjä alkoi hangoitellla vastaan, väittäen, että asia olisi jollain osin möhlitty. No kesällä pidettiin hallituksessa uusi kokous, jossa kirjattiin edellisen kokouksen päätöksiin nojautuen vielä uudestaan, että kaikki yhdistyksen asiakirjat on hyvä olla vvain yhden ihmisen hallussa, joka sitten vastaa niistä ja tietojen oikeasta käsittelystä. päädyttiin siihen, että siheerille kuluisi hoitaa yhdistyksen koko kirjanpito arkisto sekä kaikki yhdisyksen asiakirjat. Tämä päätös hyväksyttiin hallituksen enemmistön päätöksellä. Nyt kuitenkin on tilanne se, että vanha rahastonhoitaja haluaa ottaa kopiot asiakirjoista ennen kuin niitä siirretään eteenpäin. Onko tämä lain mukaista? Ja voiko tässä vaarantua tietosuoja, kun nyt tuli nämä tiukennetut tietosuojat asetukset käyttöön? Jos jollain on tällaisesta kokemusta tai ihan lakitietoa niin kertokaapa viisaammat.

Jos tehtävä on päättynyt niin mielestäni vanhalla rahastonhoitajalla ei pitäisi olla mitään tarvetta yhdistyksen hallinnon asiakirjoihin. Ei ole mielestäni asianmukaista, että hän esimerkiksi kopioi aineistoa omaan käyttöönsä. Saattaa myös vaarantaa tietoturvaa niinkuin viestissäsi kuvaat. Hallituksen tehtävänä on huolehtia siitä kuinka yhdistyksen asiakirjahallinto on toteutettu ja että se täyttää vaatimukset.

Aineiston luovutuksesta voitte halutessanne kirjoittaa luovutuspöytäkirjan, jossa ilmenee mitä aineistoa on luovutettu. Tästä asiakirjasta voi sitten antaa kappaleen vanhalle rahastonhoitajalle.

Uutta Pölytön yhdistys -blogissa

Yhdistysavaimen blogissa kirjoitetaan yhdistyksistä ja netistä.
Lue uusin kirjoitus tästä!