yhdistystieto.fi Yhdistysarki helpommaksi yhdessä!

Keskustele ja kysy yhdistysasioista

Täällä suomalaiset yhdistysaktiivit keskustelevat yhdistystoimintaan liittyvistä asioista. Kysy kysymyksesi tai auta toisia asiantuntevalla vastauksellasi.

« Kaikki keskustelut

Hallituksen pöytäkirjan vaatimukset

Mitkä ovat tarkalleen ottaen hallituksen pöytäkirjan vaatimukset, jos yhdistyksen säännöissä asiasta ei ole mitään tarkempia vaatimuksia? Onko sitä edes pidettävä, jos on, niin miksi?

Tälläkin sivulla mainitaan, että hallituksen kokouksesta olisi aina pidettävä pöytäkirja. Yhdistyslaki kuitenkin määrää vain että yhdistyksen kokouksesta on tehtävä pöytäkirja, mutta hallituksen osalta asiasta ei sanota mitään. Tietyissä tilanteissa pöytäkirja todella tarvitaan, esim. tilinkäyttöoikeudet.

En ole vielä löytänyt perusteita, miksi hallitus ei voisi siirtyä käyttämään esimerkiksi erillisten pöytäkirjojen sijasta vaikka yhtä "elävää muistioa", jota muokataan tilanteen mukaan joka kokouksessa ja tehdä päätöspöytäkirja tietysti asiasta vain kun sitä tarvitaan (esim. tilinkäyttöoikeuksien siirto).

Yhdistyksen kokouksesta on tietysti tehtävä pöytäkirja, nyt on haussa hallituksen toimintaa koskevat määräykset.

En lähde etsimään mistään mitään virallisia taustoja tälle, mutta kerron omia kokemuksia hallituksen pöytäkirjoista:

Jos oikein tarkkoja ollaan, niin hallituksen pöytäkirjat ovat ainoa dokumentti toiminnantarkastajille siitä, miten hallitus on tarkastusvuonna toiminut. Eli yhdistyksissä, joissa olen mukana tehdään aina pöytäkirja hallituksen virallisista (=sääntöjenmukainen päätösvaltaisuus) kokouksista ja muistio (=epävirallisemmat) kokouksista.

Joskus yhdistyksen kokouksista sanotaan säännöissä, esim. pitääkö hallituksen kokouksessa olla erilliset pöytäkirjantarkastajat, vai riittääkö että puheenjohtaja ja sihteeri kuittaavat allekirjoituksellaan pöytäkirjan.

Toimivaksi havaittu formaatti on tämä::
Yhdistyksen ABC hallituksen kokous 3/2018
Pöytäkirja/muistio
Päivämäärä ja paikka, klo
Läsnäolijat, puheenjohtajalle nimen perään (pj.) ja sihteerille (siht.)
1. Puheenjohtaja avasi kokouksen
2. Esityslista hyväksyttiin
3. Laillisuus ja päätösvaltaisuus todettiin (ei tarvita mielestäni muistiossa)
4. Edellisen kokouksen esityslista hyväksyttiin
5. Käsitelty asia A ja mitä päätettiin
6. Käsitelty asia B ja mitä päätettiin jne.
7. Muiden esille tulleiden asioiden käsitteleminen (kannattaa olla niin saa keskittyä aiemmissa kohdissa itse asiaan, eli täällä voidaan käsitellä lopuksi kaikki "rönsyt")
8. Puheenjohtana päätti kokouksen klo XX:XX

Pöytäkirjan vakuudeksi

Puheenjohtaja

Sihteeri

Toivottavasti tästä on apua. Ja kuten sanoin, ei ole mitään lakitekstiä, mutta on toiminyt vuosia jo useissa eri yhdistyksissä ongelmitta.
Sihteeri (tai pj) arkistoi kaikki pöytäkirjat ja muistiot ja ne toimitetaan sitten toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen mukana toiminnantarkastajille, kun on sen aika. Helppoa, eikä heidän tarvitse miettiä, että miksiköhän hallitus on käyttänyt rahaa tuohon ja tuohon jne. kun kaikista on jälki pöytäkirjassa.

Valitettavasti tämä ei vastannut kysymykseen, mallipohjia ja ohjeiden puute ei ole ongelma, mutta niiden perusteluita taas ei löydy. Juuri niitä pitäisi olla , jotta käytäntöjä voisi lähteä muokkaamaan oman toiminnan näköiseksi.

Uutta Pölytön yhdistys -blogissa

Yhdistysavaimen blogissa kirjoitetaan yhdistyksistä ja netistä.
Lue uusin kirjoitus tästä!