yhdistystieto.fi Yhdistysarki helpommaksi yhdessä!

Keskustele ja kysy yhdistysasioista

Täällä suomalaiset yhdistysaktiivit keskustelevat yhdistystoimintaan liittyvistä asioista. Kysy kysymyksesi tai auta toisia asiantuntevalla vastauksellasi.

« Kaikki keskustelut

Sähköpostipäätöksen virallisuus ja eriävä mielipide pöytäkirjaan

Hallituksen sähköpostikeskustelussa päätetään jokin asia (ei välttämättä yksimielisesti, mutta enemmistö) ja joskus seuraavassa hallituksen kokouksessa kirjataan asia pöytäkirjaan "tehdyt sähköpostipäätökset" -kohtaan. Onko päätös yhtälailla virallinen kuin kokouksessa tehdyt päätökset?

Kuuluuko eriävä mielipide tuollaisessa tapauksessa tai ylipäänsä tavallisissa kokouspäätöksissä kirjata pöytäkirjaan? Käytössä on päätöspöytäkirja ja yhdistys on rekisteröity.

Mielestäni sähköpostitse tehdyt päätökset ovat päteviä jos kaikilla hallituksen jäenillä on mahdollisuus osallistua käytävään keskusteluun. Tämä tietenkin edellyttää, että kaikki hallituksen jäsenet saavat kaikki keskusteluun liittyvät sähköpostit ja voivat kommentoida niitä. Kannattaa huolella miettiä minkälaiseen päätöksentekoon sähköpostit soveltuvat. Lisäksi on syytä miettiä keinot siihen, että keskusteluketju tallentuu siten, että voidaan osoittaa päätöksen muodostuminen ja siihen osallitujat.

Eriävä mielipide tulee ilmaista heti päätöksen julistamisen jälkeen ja se tulee myös kirjata pöytäkirjaan. Sähköpostipäätösten yhteydessä mielestäni eriävä mieleipide tulee ilmaista sähköpostikeskustelun yhteydessä. Eriävällä mielipiteellä vapautuu päätöksen tuomasta vastuusta, säilyttää moiteoikeuden päätöksen osalta ja saa moraalisen oikeuden arvostella jälkikäteen tehtyä päätöstä.

Jos hallituksen kokouksessa esittää eriävän mielipiteen, niin saako sen perustelut toimittaa hallituksen kokouksen pöytäkirjan liitteeksi? Jos perustelut siis toimittaa pian kokouksen jälkeen tai ainakin ennen pöytäkirjan tarkastamista sihteerille.

Entä voiko muu hallitus antaa vastineen yhden hallituksen jäsenen eriävään mielipiteeseen? Kuuluuko se myös liittää samaan pöytäkirjaan vai onko sen esittämiseen jokin muu tapa?

Jos on ilmoittanut jättävänsä eriävän mielipiteen tulisi samassa yhteydessä ilmoittaa että haluaa lisäksi liitettäväksi kirjallisen perustellun vastalauseen pöytäkirjaan. Tällöin puheenjohtajan tulisi ilmoittaa mihin ajankohtaan (ja kenelle) kirjallinen vastalause tulisi toimittaa.

Mielestäni hallituksella on seuraavassa kokouksessaan mahdollista käsitellä vastalauseessa esitettyjä perusteluja tai muita ilmi tulleita asioita, jos katsoo sen tarpeelliseksi.

Kiitos selventävistä vastauksista! Jäin vielä miettimään tuota ensimmäistä vastausta, että sähköpostipäätökset on päteviä jos kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua keskusteluun. Toteutuuko tämä silloin, jos sähköposti lähetetään kaikille, pyydetään pikaista vastausta ja esim. parissa tunnissa todetaan, että enemmistö kannattaa päätöstä ja asia on siis päätetty? Periaatteessa kaikilla on mahdollisuus osallistua, mutta käytännössä se toteutuu hieman hankalasti. Nykypäivänä monelle tulee varmaan ilmoitukset sähköposteista puhelimeen, mutta tuskin ei kaikille, ja onhan ihmiset töissä yms. eikä kaikki muutenkaan pysty jatkuvasti seuraamaan viestejä.

Virallinen etukäteen sovittu sähköpostikokous alku- ja loppuaikoineen olisi selvin, mutta onko tuollaiset etukäteen ilmoittamattomat sähköpostipäätökset nopealla (muutaman tunnin - yhden illan) aikataululla päteviä? Siis jos kaikki eivät ole huomanneet ja osallistuneet keskusteluun. Jos asia on jo todettu päätetyksi kun joku huomaa vasta keskustelun, niin onko enää hyötyä ilmoittaa omaa kantaansa? Kai hän saa tarvittaessa siinä vaiheessa vielä ilmoittaa eriävän mielipiteensä?

Selkeintähän olisi vaatia kaikilta jonkinlainen vastaus ennenkuin tulee päätökseksi. Tällöin mielestäni voidaan selkeästi osoittaa, että kaikkien on ollut mahdollista osallistua päätöksentekoon. Sähköpostin käyttö mielestäni edellyttää sitä, että annetaan riittävästi aikaa vastata viestiin (1-2 pv) ja on kyllä hyvä määrittää selkeä ajankohta siihen mihin mennessä vastausta odotetaan (pvm ja tarvittaessa kellonaika). Itse kirjaan viestin otsikkoon määräajan vastaukselle, jotta erottuu selkeämmin viestivirrasta. Jos ei määräaikaan mennessä ole tullut kaikilta vastausta niin yksi keino hätyytellä olisi käyttää myös muita viestimiä (tekstiviesti, whats up, puhelu jne.), joissa pyytää vastausta viestiin.

Jos kaikilta ei kuitenkaan ole saatu vastausta ja enemmistö kannattaa päätöstä niin kyllä se mielestäni on pätevä. Päätöksestä kannattaa kuitenkin vielä kirjoittaa erillinen viesti, jossa kerrotaan tehty päätös (samaan tapaan kuin kirjattaisiin pöytäkirjaan) ja päätökseen osallistujat ja myös se koska lähetetty sposti ja mahdolliset muistutukset osanottajille. Tällöin tuosta tehdystä päätöksestä on helppo antaa eriävä mielipiteensä (ja halutessaan kirjallinen perusteltu vastalause).

Uutta Pölytön yhdistys -blogissa

Yhdistysavaimen blogissa kirjoitetaan yhdistyksistä ja netistä.
Lue uusin kirjoitus tästä!